Privatlivspolitik

Persondatapolitik

Hotel 9 Små Hjem A/S ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan vi håndterer dine personoplysninger.

 

1. Dataansvarlig

Hotel 9 Små Hjem A/S er dataansvarlig.

 

Hotel 9 Små Hjem A/S ’s kontaktoplysninger er:

Hotel 9 Små Hjem A/S
Classensgade 38
2100 København Ø
Telefon: +45261647
E-mail: info@9smaahjem.dk

 

Hotel 9 Små Hjem A/S udfører al håndtering af personlige data i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Når du, ved bestilling af ophold, afgiver dine personoplysninger til Hotel 9 Små Hjem A/S, giver du samtidig dit samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af Hotel 9 Små Hjem A/S.

 

2. Hvordan indsamler Hotel 9 Små Hjem A/S personoplysninger?

Personoplysninger indsamles på følgende vis:

• Når du vælger at købe og/eller anmode om ophold på Hotel 9 Små Hjem A/S
• Fra personer der handler på dine vegne.
• Via browser cookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Hotel 9 Små Hjem A/S digitale ydelser.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via TV-overvågning.

 

Indsamling af personoplysninger samt behandlingen af disse vil til enhver tid ske i henhold til loven.

TV-overvågningen er opsat som en tryghedsskabende foranstaltning for medarbejdere og gæster.

Overvågningen vil som udgangspunkt finde sted ved hotellets indgang og reception, i gæste- og medarbejderområder i opgang 40, 42 og i områder som personalet kun har adgang til.

 

3. Hvilke informationer indsamler Hotel 9 Små Hjem A/S?

Hotel 9 Små Hjem A/S indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, samt andre almene personoplysninger.
• Kreditkortoplysninger – som garanti for din reservation.
• Demografiske oplysninger.
• På B2B-marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Hotel 9 Små Hjem A/S serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale
• Købshistorik
• Feedback via fysiske eller onlinebaserede konkurrencer
• Feedback på sociale medier og andre digitale platforme.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om din virksomhed og relevante kontaktpersoner.

Du kan, efter eget ønske, vælge at give Hotel 9 Små Hjem A/S personoplysninger udover de almene personoplysninger, som du vurderer kan have betydning enten af sikkerhedsmæssige hensyn og/eller for at give Hotel 9 Små Hjem A/S mulighed for skræddersy serviceydelsen specielt til dig.

 

Det kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Medicinsk tilstand

Såfremt du vælger at gøre dette, betragter vi det samtidig som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger på din profil.

Udover at modtage oplysninger fra dig selv, vil vi i nogle tilfælde supplere vores informationer med oplysninger, som vi har modtaget af tredjepart, f.eks. en gruppeansvarlig eller en samarbejdspartner.

I disse tilfælde er det pålagt tredjeparten at informere de involverede gæster om vores vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik. Ligeledes er det pålagt tredjeparten at sørge for den nødvendige indhentning af samtykker til registrering og behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

 

4. Online køb med kreditkort

Hotel 9 Små Hjem A/S anvender e-pay, Dansk Internet Betalings System (DIBS www.dibs.dk), Nets og Teller i forbindelse med dine køb af varer og betaling med kreditkort. Såvel DIBS som 9smaahjem.dk er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalings System (www.pbs.dk).

Udover gennemførelsen af selve bestillingen, bliver de opgivne oplysninger kun anvendt, hvis du f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

 

5. Hvad er formålet med indsamlingen?

Hotel 9 Små Hjem A/S indsamler udelukkende personoplysninger, som er nødvendige for det formål, der beskrives i de særskilte vilkår og betingelser for den pågældende serviceydelse samt i nærværende persondatapolitik.

Det er den enkelte serviceydelse, der afgør hvilke personoplysninger Hotel 9 Små Hjem A/S indsamler samt formålet med indsamlingen.

Hotel 9 Små Hjem A/S formål med indsamling af personoplysninger kan være ét eller flere af følgende:

 

• Behandling af dine reservationer og køb af Hotel 9 Små Hjem A/S serviceydelser.
• Kontakt til dig før, under eller efter dit ophold.
• Opfyldelse af din anmodning om serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Hotel 9 Små Hjem A/S serviceydelser.
• Tilpasning af Hotel 9 Små Hjem A/S kommunikation og markedsføring til dig.
• Analyse af din brugeradfærd og re-marketing.
• Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig.
• Administration af din relation til Hotel 9 Små Hjem A/S.
• Opfyldelse af lovkrav.

 

6. Det juridiske grundlag for behandlingen

Herunder redegøres for de juridiske grundlag, hvorpå Hotel 9 Små Hjem A/S baserer behandlingen af dine personoplysninger.

Hotel 9 Små Hjem A/S kan eksempelvis behandle dine personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt, som du er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, og/eller samarbejdsaftaler.

Ligeledes kan Hotel 9 Små Hjem A/S behandle dine personoplysninger for at kunne gennemføre visse handlinger og/eller forberedelser på din anmodning forud for indgåelse af en reservation.

Behandlingen kan også finde sted for at Hotel 9 Små Hjem A/S kan forfølge en legitim interesse, medmindre din interesse går forud for dette.

Af legitime interesser, som Hotel 9 Små Hjem A/S forfølger kan blandt andet nævnes statistik, kundeundersøgelser, interessebaseret markedsføring og analyse af generel brugeradfærd med blandt andet det formål at forbedre dine fordele, din oplevelse samt kvaliteten af Hotel 9 Små Hjem A/S serviceydelser.

Oplyser du Hotel 9 Små Hjem A/S om særlige præferencer og hensyn, såsom helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, bruger Hotel 9 Små Hjem A/S oplysningerne til at tilpasse den pågældende serviceydelse efter dine anvisninger samt dit ophold hos Hotel 9 Små Hjem A/S generelt.

I nogle tilfælde vil Hotel 9 Små Hjem A/S modtage personoplysninger fra tredjepart eksempelvis i forbindelse med en gruppereservation og/eller en individuel overnatning foretaget af tredjepart – eksempelvis af en assistent eller lignende.

I disse tilfælde er den ansvarlige for gruppen og/eller reservationen pålagt at informere de involverede gæster om Hotel 9 Små Hjem A/S vilkår og betingelser samt nærværende persondatapolitik.

Behandling af dine personoplysninger er yderligere pålagt Hotel 9 Små Hjem A/S ved lov. Det er f.eks. tilfældet i forbindelse med gæsteregistrering ved check-in, hvor det i lovgivningen fremgår hvilke personoplysninger Hotel 9 Små Hjem A/S er pålagt at registrere.

 

7. Dine rettigheder

I henhold til persondataforordningen, har du en række rettigheder.

Rettighederne er som følger:

 

• Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel 9 Små Hjem A/S behandler om dig.
• Du har ret til at få berigtiget og ajourført de personoplysninger, Hotel 9 Små Hjem A/S har registreret om dig.
• Du har ret til at få slettet de personoplysninger Hotel 9 Små Hjem A/S har registreret om dig. Ønsker du at få slettet dine personoplysninger, sletter Hotel 9 Små Hjem A/S alle oplysninger, som Hotel 9 Små Hjem A/S ikke efter lovgivning er pålagt at skulle gemme.
• Er behandlingen af personoplysninger baseret på et samtykke fra dig, har du ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at behandling herefter ophører, medmindre Hotel 9 Små Hjem A/S efter lovgivning er pålagt at skulle behandle personoplysningerne.

Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder.

Du kan sende en elektronisk anmodning til info@9smaahjem.dk og enten modtage en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Hotel 9 Små Hjem A/S kan ikke slette oplysning der er pålagt ved lovgivning at skulle gemmes.

Anmodningen skal underskrives af dig og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, en kopi af dit pas eller dit kørekort samt referencenumre på tidligere reservation som henvisning.

Hotel 9 Små Hjem A/S vil, indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til dig.

Du kan også kontakte Hotel 9 Små Hjem A/S, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Ved anmodninger om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger, undersøger Hotel 9 Små Hjem A/S, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hotel 9 Små Hjem A/S kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (for eksempel at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for værende yderst kompliceret (for eksempel anmodninger om oplysninger, der udelukkende findes som sikkerhedskopier).

 

8. Hvis du ansøger om en stilling hos Hotel 9 Små Hjem A/S

Når du søger en stilling hos Hotel 9 Små Hjem A/S behandles de oplysninger, som du har givet Hotel 9 Små Hjem A/S l i forbindelse med din ansøgning.

Det vil typisk dreje sig om almene personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund samt oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse.

Hotel 9 Små Hjem A/S bruger oplysningerne til at vurdere, om Hotel 9 Små Hjem A/S ønsker at tilbyde dig ansættelse, samt til at kommunikere med dig i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Dine oplysninger opbevares fysisk i aflåst skab, eller elektronisk på et fjernskrivebord udbudt af Scannet. Der er indhentet databehandleraftale med scannet der garanterer en sikker opbevaring af elektronisk data.

Det er alene den relevante leder, direktøren, der passwords har adgang til dine oplysninger fysisk, samt elektronisk med personlige passwords.

Hvis du bliver ansat i Hotel 9 Små Hjem A/S gemmes dine oplysninger i overensstemmelse med Hotel 9 Små Hjem A/S persondatapolitik for medarbejdere, den vil blive udleveret ved henvendelse til kontoret.

Ansøgninger fra kandidater, der ikke ansættes, slettes ved elektronisk ansøgning, og makuleres ved fysisk ansøgning. Hotel 9 Små Hjem A/S gemmer kun ansøgninger hvis ansøgeren selv beder om det, og udleverer et skriftligt samtykke.

Hotel 9 Små Hjem A/S kan i visse tilfælde også videregive dine personoplysninger, hvis det er påkrævet ifølge loven, en domstolsafgørelse eller gældende lovgivning.

Hotel 9 Små Hjem A/S beskytter dine personoplysninger i henhold til de beskrevne foranstaltninger i nærværende persondatapolitik.

Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som Hotel 9 Små Hjem A/S behandler om dig, enten i forbindelse med opdatering af dine oplysninger, eller fordi du ønsker at Hotel 9 Små Hjem A/S sletter dine oplysninger, kan du rette henvendelse til Hotel 9 Små Hjem A/S via e-mail: info@9smaahjem.dk

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysninger om dig gøres til genstand for yderligere behandling. Dette sker skriftligt til info@9smaahjem.dk

 

9. Opbevaringssikkerhed og deling af dine personoplysninger

Hotel 9 Små Hjem A/S beskytter dine personoplysninger og har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Hotel 9 Små Hjem A/S har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Virksomheden kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn.

For at undgå datatab tager Hotel 9 Små Hjem A/S løbende backup af sit datasæt.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Hotel 9 Små Hjem A/S underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Hotel 9 Små Hjem A/S sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Ud over Hotel 9 Små Hjem A/S interne systemer benytter Hotel 9 Små Hjem A/S sig af eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger etc.

Hotel 9 Små Hjem A/S har indgået databehandleraftaler med alle de pågældende leverandører i henhold til de nye EU-regler for behandling af personoplysninger (GDPR). Herved sikres et højt niveau for beskyttelse af dine personoplysninger.

For at kunne yde det højeste niveau af service deler Hotel 9 Små Hjem A/S udvalgte personoplysninger blandt andet på din opfordring med eksterne leverandører såsom restauranter, taxi selskaber etc.

Hotel 9 Små Hjem A/S kan i visse tilfælde også være forpligtet til at videregive personoplysninger i henhold til lovgivning eller efter afgørelse fra en offentlig myndighed.

Hotel 9 Små Hjem A/S sletter dine personoplysninger, når Hotel 9 Små Hjem A/S efter lovgivning ikke længere er pålagt at skulle gemme oplysningerne, eller når der ikke længere er et formål med behandlingen.

Jf. regler i henholdsvis Udlændingebekendtgørelsen og Pasbekendtgørelsen registrerer Hotel 9 Små Hjem A/S forskellige oplysninger om gæsterne. For både udenlandske og danske gæster gemmes deres oplysninger i 2 år, hvor de herefter anonymiseres. Ovenstående er alene med det formål at kunne stille oplysningerne til rådighed for Politiet.

Hotel 9 Små Hjem A/S kan legitimt anvende en gæsts e-mailadresse til brug for markedsføring af egne tilsvarende ydelser som den, gæsten har købt, fx en overnatning. Dette forudsætter dog, at reglerne herom i Markedsføringslovens § 10 er overholdt. Det vil bl.a. sige, at gæsten skal informeres om, at f.eks. en e-mailadresse kan blive anvendt til markedsføring, og gæsten skal efterfølgende have mulighed for at frabede sig dette. Desuden kan gæsten efterfølgende framelde sig denne markedsføring.

Hotel 9 Små Hjem A/S må gemme gæsteoplysninger i længere tid end ovenfor anført, hvis de alene anvendes til statistiske formål. Oplysningerne skal i så fald anonymiseres.

Hotel 9 Små Hjem A/S må gemme personoplysninger over længere tid på betingelse af, at opbevaringen tjener et legitimt formål.

Når en medarbejder er fratrådt, kan det være legitimt at gemme personalemappen i en længere periode for at kunne imødegå eventuelle efterfølgende krav om efterbetalinger fra fratrådte medarbejdere. Efterbehandlingssager er undergivet en 5-årig forældelse, og krav kan således rejses 5 år tilbage.

Oplysninger gemmes også hvis det kommer i konflikt med regnskabsloven som forskriver at oplysninger gemmes i 5 år tilbage.

Hvis Hotel 9 Små Hjem A/S gemmer personaleoplysninger i en længere periode, gemmes kun oplysninger, som Hotel 9 Små Hjem A/S kan få brug for. Øvrige oplysninger slettes.

10. Cookies

Hotel 9 Små Hjem A/S anvender cookies til Hotel 9 Små Hjem A/S digitale ydelser. Yderligere oplysning om vores cookiepolitik finder du her: (link til cookiepolitik)

11. Kontakt

Hvis du har spørgsmål, kommentarer eller klager til Hotel 9 Små Hjem A/S behandling af personoplysninger kan du henvende dig skriftligt til:

 

Classensgade 38

2100 København Ø

info@9smaahjem.dk

Medfører dette ikke en afklaring, kan en eventuel klage herefter rettes til Datatilsynet.

Den aktuelle kontaktadresse kan findes på www.datatilsynet.dk.

Eventuelle ændringer af persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Hotel 9 Små Hjem A/S hjemmeside.

 

Du kan se datoen for sidste revision af politikken nedenfor.

 

Maj, 2018.